6个小窍门让你外贸单据工作更高效！

所以有什么小窍门可以提高做单据的工作效率，并且保持准确度，减少失误呢？

这个工作说简单也简单，说难也难，虽然主要是一些paper work，但是需要对外贸流程非常熟悉，了解每个单据的作用、功能和要求，对单据和实际业务之间的关系要熟知，做单据的时候能够抓住重点。比如出口发票的作用就是出口报关和客户支付货款，所以一定要做好数字的核对和校验。

除此之外，我们也可以多准备一些单据和文件的模板。很多单据和文件都有固定的模板和要求，我们可以梳理好这些模板，那之后的工作效率就会提高。下面给大家小窍门，可以酌情参考学习哦！

1. 规范单据编号
单据的编号尽量规范系统。比如发票号不能重号，如果给同一个客户的发票号重号，对方会觉得这张发票已经支付过了，就会不着急处理。等到我们催款的时候，也会混淆这些发票。

2. 注意数字后的单位

对数字后面跟着的单位要格外认真地检查。我们经常在修改单据的时候都是在原有单据上修改，如果之前的单位是吨，而这次要做的单位是千克，如果只修改了数字忘记修改单位，那也会造成很大的损失。

3. 单据工作也要有优先级

在做单据工作的时候也要有优先级的分寸感。比如有一些急着出货的，那么首先就是要拿到装箱数据制作货运委托书订舱，这个数据不需要精确到每一个箱子，明确大致的总体积、总重量、整箱还是拼箱就可以了。有这些数据之后就可以制作货运委托书了，然后让货代马上订舱。等我们有时间了再仔细做出货用的装箱单、发票和报关单等等。

如果客户在日韩等距离较近的国家，那发货之后马上就把单据寄出，因为货也是2-3天就到了；如果客户在欧美，那单据稍微晚点基础也没所谓，因为船在海上至少也要运输2周，时间没有那么紧急。

但是如果信用证交单日是7天，那我们出货之前就要把基本单据准备好，等提单一收到就马上交单。

4. 尽量提前准备单据工作

我们的单据工作尽量提前去准备。比如合同签订之后就可以把客户信息、货物信息、港口信息、唛头、提单要求等输入一些发票或者其他单据的草案，这样出货之前做单据压力就会小一点，也会提高准确率。

5. 养成良好的存档、记录、索引习惯

养成良好的存档习惯是做外贸文职工作的一个非常重要的事情。经常有一些事情口头说完或者电话确认之后，没有进行书面的记录，最后导致有些事情忘记，造成损失。

6. 外贸知识和基本的英语能力

需要对运输、保险、装箱和财务工作有一定的了解。当然还要足够的细心和耐心，自己要多检查几次。

单据工作属于基础的外贸工作，能够把单据工作做好也是很不容易的。通过单据工作是可以学到很多外贸知识，对外贸流程有非常直接的认知，很多外贸岗位都是从做单据起步的。所以，做好单据，其实也是做外贸的基础。

常见问答(FQAS)

如何以Excel格式管理外贸发票?

您可以使用Excel电子表格对外贸发票进行管理。比如为每笔发票开设一栏,录入发票号、日期、产品名称、数量等重要信息,然后通过筛选、排序功能快速查询这些信息。同时也可以进行部分自动计算,如合计金额等。

如何控制外贸发票质量?

首先要建立完整的外贸发票标准,对发票必须填写的内容和格式进行统一规定。其次可以设置发票审核流程,让不同人对比检查发票是否符合标准。同时也要定期检查存量发票,纠正发现的问题。如此可以有效提高发票质量控制。

如何更快找到历史外贸发票?

可以按季度或月份对外贸发票进行归档编号。例如2020年第一季度发票编号从Q1202001开始。同时建议将归档信息如期间、编号范围等录入Excel进行管理。如此一来就可以通过输入日期快速定位对应的发票档案库及期间。更可以直接在Excel中搜索发票号进行查询。

如何高效利用电子扫描件?

对于重要的纸质外贸发票,建议采用扫描件的方式进行数字归档。归档时要注明发票图片文件名与实体发票号之间的对应关系。需要查询时可以直接在文件管理器或图片库内搜索文件名就可以查看发票扫描件。同时也要定期对扫描件进行检查,防止文件损坏。

如何减少外贸单据打印量?

推荐尽量使用电子单据替代纸质单据。例如使用数码签名替代实体签名,通过邮件或其它电子方式发送单据传阅,必要时打印重要部分如报关单打印即可。同时也可以考虑使用单据管理软件进行统一管理与归档电子单据。可以大大减少打印成本与浪费。

常见问答(FQAS)

如何以Excel格式管理外贸发票?

您可以使用Excel电子表格对外贸发票进行管理。比如为每笔发票开设一栏,录入发票号、日期、产品名称、数量等重要信息,然后通过筛选、排序功能快速查询这些信息。同时也可以进行部分自动计算,如合计金额等。

如何控制外贸发票质量?

首先要建立完整的外贸发票标准,对发票必须填写的内容和格式进行统一规定。其次可以设置发票审核流程,让不同人对比检查发票是否符合标准。同时也要定期检查存量发票,纠正发现的问题。如此可以有效提高发票质量控制。

如何更快找到历史外贸发票?

可以按季度或月份对外贸发票进行归档编号。例如2020年第一季度发票编号从Q1202001开始。同时建议将归档信息如期间、编号范围等录入Excel进行管理。如此一来就可以通过输入日期快速定位对应的发票档案库及期间。更可以直接在Excel中搜索发票号进行查询。

如何高效利用电子扫描件?

对于重要的纸质外贸发票,建议采用扫描件的方式进行数字归档。归档时要注明发票图片文件名与实体发票号之间的对应关系。需要查询时可以直接在文件管理器或图片库内搜索文件名就可以查看发票扫描件。同时也要定期对扫描件进行检查,防止文件损坏。

如何减少外贸单据打印量?

推荐尽量使用电子单据替代纸质单据。例如使用数码签名替代实体签名,通过邮件或其它电子方式发送单据传阅,必要时打印重要部分如报关单打印即可。同时也可以考虑使用单据管理软件进行统一管理与归档电子单据。可以大大减少打印成本与浪费。